Już od 1 kwietnia zdecydowana większość polskich przedsiębiorców będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To kolejny etap cyfryzacji rozliczeń podatkowych, który ma ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej i uszczelnić system podatkowy. Sprawdź, kogo obejmą nowe przepisy i jak przygotować się na nadchodzące zmiany. Jeśli masz wątpliwości, skorzystaj z porad eksperta. Poniżej w artykule dowiesz się, w jakich godzinach i pod jaki numer telefonu możesz zadzwonić!
Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla niemal wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie Polski. Dotyczy to zarówno firm zwolnionych z VAT, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Obowiązek ten nie obejmuje jeszcze najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto - dla nich KSeF stanie się obligatoryjny od początku 2027 roku.
KSeF został uruchomiony w lutym 2026 roku, najpierw dla największych podmiotów gospodarczych, których roczne obroty przekraczały 200 mln złotych. Według szacunków Ministerstwa Finansów, w tej grupie znalazło się około 4,2 tys. firm. Teraz do systemu dołączają wszyscy pozostali przedsiębiorcy, co oznacza, że cyfrowe fakturowanie stanie się standardem w całej gospodarce.
Krajowy System e-Faktur to platforma służąca do wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Każda faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją oraz jej weryfikację przez organy podatkowe.
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego, ograniczenie szarej strefy oraz uproszczenie obrotu dokumentami finansowymi pomiędzy przedsiębiorcami a administracją skarbową. Dzięki centralizacji faktur w jednym systemie, przedsiębiorcy zyskują łatwiejszy dostęp do własnej dokumentacji, a fiskus może skuteczniej przeciwdziałać różnego rodzaju nadużyciom podatkowym.
Warto podkreślić, że do KSeF nie trafiają faktury proforma, faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne, noty uznaniowe ani noty obciążeniowe.
Wraz z wejściem w życie drugiego etapu KSeF, system zostanie rozszerzony o możliwość wystawiania faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA, dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Co istotne, korzystanie z tej funkcji nie będzie obowiązkowe - decyzja należy do samych rolników. Jeśli jednak rolnik wskaże nabywcę jako uprawnionego do wystawiania tych dokumentów przez KSeF, nabywca będzie zobowiązany do ich wystawiania w systemie aż do momentu odwołania tego uprawnienia.
Ministerstwo Finansów uspokaja przedsiębiorców - w 2026 roku nie będą nakładane kary finansowe za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. Ten okres przejściowy ma umożliwić firmom spokojne dostosowanie się do nowych wymogów oraz poznanie wszystkich funkcjonalności systemu. Resort zapewnia też, że bezpieczeństwo danych przesyłanych przez KSeF jest priorytetem - każdy dostęp do dokumentów jest rejestrowany i podlega ścisłej kontroli.
Dla wielu firm przejście na elektroniczne fakturowanie to wyzwanie. Warto już teraz przygotować się do nowych obowiązków, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Na pytania dotyczące wdrażania KSeF i nowych obowiązków odpowie ekspert podczas specjalnego dyżuru telefonicznego. We wtorek, w godzinach 10:00-12:00, można zadzwonić pod numer 12-200 00 10 i uzyskać fachowe porady dotyczące korzystania z systemu oraz przygotowania firmy do nadchodzących zmian.
Na Wasze pytania będzie czekał Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt.
