Już za kilka dni rozpocznie się drugi etap funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Do czego właściwie służy KSeF i dlaczego część polityków mocno się mu sprzeciwia? Najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur znajdziesz w tym artykule.
- Więcej informacji z kraju i ze świata znajdziesz na stronie głównej rmf24.pl
Krajowy System e-Faktur ruszył 1 lutego. Służy on do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur wystawianych przez przedsiębiorców na rzecz innych przedsiębiorców. KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.
KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz ujednolicenie obrotu dokumentami finansowymi między przedsiębiorcami a administracją skarbową.
Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych.
W pierwszym etapie funkcjonowania systemu obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF zostały objęte największe firmy, których przychody w 2024 r. przekraczały 200 mln zł.
Ministerstwo Finansów uspokaja, że systemy bezpieczeństwa KSeF są zbudowane w taki sposób, aby w żadnym momencie operator usług bezpieczeństwa nie miał wglądu w treść przesyłanych do KSeF danych. Każdy dostęp do danych jest rejestrowany w systemie i podlega ścisłej kontroli.
Ważną i uspokajającą przedsiębiorców może być fakt, że w 2026 r. nie będzie kar za błędne stosowanie KSeF.
Drugi etap funkcjonowania KSeF rozpocznie się już 1 kwietnia. Od tego momentu systemem mają zostać objęci kolejni przedsiębiorcy (w tym mikroprzedsiębiorcy).
Na razie obowiązek wystawiania faktur z użyciem KSeF nie będzie dotyczył tylko najmniejszych podmiotów, które w ciągu miesiąca wystawiają faktury na rzecz innych firm o wartości poniżej 10 tys. zł brutto. Dla nich KSeF stanie się obowiązkowy od początku przyszłego roku.
1 kwietnia w KSeF pojawi się też pewna nowość. "Wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF" - czytamy na rządowych stronach, opisujących funkcjonowanie systemu.
Do Biura Rzecznika stale docierają sygnały od przedsiębiorców, którzy wskazują KSeF jako istotne utrudnienie w prowadzeniu działalności. Jako Rzecznik czuję szczególną odpowiedzialność za ochronę mikro i małych firm, które w największym stopniu odczuwają skutki nowych wymogów - alarmowała już w lutym Agnieszka Majewska, Rzeczniczka Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Obowiązkowe wdrożenie KSeF w obecnym kształcie może stanowić poważną barierę w dalszym prowadzeniu działalności gospodarczej przez najmniejsze firmy. Państwo powinno zapewnić warunki, które pozwolą przedsiębiorcom przygotować się do tej zmiany w sposób bezpieczny i stopniowy — dodała.
Majewska opublikowała też pismo ws. wdrożenia KSeF do ministra finansów Andrzeja Domańskiego. "Z informacji przekazywanych przez przedsiębiorców oraz organizacje ich zrzeszające wynika, iż obowiązkowe wdrożenie KSeF w obecnym kształcie generuje istotne obciążenia organizacyjne i finansowe, związane z koniecznością reorganizacji procesów wewnętrznych; obciążenia techniczno-systemowe, wynikające z konieczności kosztownej integracji systemów księgowych - na skalę niemożliwą do wcześniejszego przewidzenia, co najpoważniej dotyka najmniejszych podmiotów, które nie dysponują wystarczającymi zasobami. W świetle tych okoliczności obowiązkowe i pełne przejście na KSeF stanowi trudną do pokonania przeszkodę w dalszym wykonywaniu działalności gospodarczej" - tłumaczyła Rzeczniczka MŚP. Zwróciła też uwagę na awaryjność systemu.
"Przedsiębiorcy, pomimo prób stopniowego wdrażania, z ostrożności muszą utrzymywać dotychczasowe formy ewidencji, co znacząco zwiększa obowiązki administracyjne. Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z systemu publicznego, który nie posiada pełnej stabilności, rodzi poważne ryzyka zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów podatkowych" - oceniła Majewska.
Rzeczniczka MŚP sugerowała, że obowiązek korzystania z KSeF przez małych przedsiębiorców i mikroprzedsiębiorców powinien zostać odsunięty w czasie. Chciała wydłużenia okresu przejściowego do końca 2028 r., "z możliwością wcześniejszego fakultatywnego przystąpienia do systemu przez podmioty, które osiągną gotowość organizacyjną i techniczną". Apelowała też o zobowiązanie dużych przedsiębiorców do przekazywania mikroprzedsiębiorcom i małym przedsiębiorcom kopii faktur wystawionych w KSeF (w dotychczasowej postaci, fizycznej lub elektronicznej) w wydłużonym okresie przejściowym.
Od tygodni krytyczne oceny Krajowego Systemu e-Faktur padają z ust polityków Konfederacji. System KSeF pogrąża polskich przedsiębiorców. Do biur przychodzą osoby, firmy, reprezentanci większych nawet firm z uwagami, delikatnie mówiąc, i z informacjami, że będą musiały zamykać swoje biznesy, często prowadzone przez kilkadziesiąt lat, tylko dlatego, że ktoś sobie w rządzie wymyślił, że wprowadzi taki KSeF - mówił na konferencji pod koniec lutego poseł tej formacji Bartłomiej Pejo.
Przedsiębiorcy: mikro, mali i średni, a więc ci zatrudniający do 249 osób - jest ich około 3 milionów - to przedsiębiorcy, którzy powinni korzystać z KSeF-u jeśli chcą, ale nie wtedy, kiedy będą do tego zmuszani - tłumaczył polityk.
Dyrektor biura prasowego Konfederacji Michał Urbaniak ocenił, że Krajowy System e-Faktur "nie ma prawa być wydolnym", ponieważ został wadliwie zaprojektowany i zagraża zarówno przedsiębiorcom, jak i konsumentom.
System jest bardzo mocno scentralizowany - nie ma nawet regionalizacji baz danych, które w tym systemie funkcjonują, co może powodować, że przy wycieku to będzie wyciek hurtowy - ostrzegał.
Pod koniec lutego Konfederacja złożyła projekt ustawy, który zakłada dobrowolność korzystania z KSeF przez podatnika będącego mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą. Konsultacje społeczne w tej sprawie zakończą się 29 marca.
Konfederacja Korony Polskiej idzie w krytyce Krajowego Systemu e-Faktur jeszcze dalej - chce, aby został całkowicie zlikwidowany i zbiera podpisy pod projektem w tej sprawie.
"KSeF wprowadza powszechny i obligatoryjny mechanizm prewencyjnego gromadzenia pełnych danych fakturowych wszystkich podatników VAT, niezależnie od przesłanek ryzyka. Zakres tych danych wykracza poza minimum konieczne do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych i obejmuje informacje pozwalające na analizę modelu biznesowego" - ocenia partia Grzegorza Brauna w mediach społecznościowych.
