Przepisy RODO nie zostawiają miejsca na improwizację. Właściciele największych przedsiębiorstw z Trójmiasta wiedzą, że bezpieczeństwo danych zaczyna się od dobrze zaplanowanej archiwizacji i kończy na kontrolowanym niszczeniu dokumentów. Sprawdź, jak robią to firmy, które nie mogą pozwolić sobie na ryzyko i dowiedz się, jak uporządkować dokumentację zgodnie z przepisami zanim wymusi to na Tobie kontrola.
RODO jasno wskazuje, że dane osobowe muszą być chronione przez cały okres ich przetwarzania i przechowywania. Oznacza to nie tylko odpowiednie zabezpieczenie systemów IT, ale również właściwą archiwizację dokumentów papierowych. Przepisy przechowywania dokumentów to element, na który musisz zwrócić szczególną uwagę w swojej firmie.
Dostęp do akt powinien być ściśle kontrolowany, ograniczony wyłącznie do upoważnionych osób, a samo archiwum musi spełniać określone wymogi organizacyjne i techniczne. Brak takich zabezpieczeń zwiększa ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych, a w konsekwencji naruszenia przepisów RODO. Pod adresem https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/ znajdziesz więcej przydatnych informacji.
Dobre archiwum dokumentacji to uporządkowany system przechowywania, jasne procedury dostępu, ewidencja akt oraz warunki chroniące dokumenty przed zniszczeniem, kradzieżą czy zagubieniem. W dużych firmach, gdzie wolumen dokumentów liczony jest w tysiącach teczek, samodzielne spełnienie tych wymagań bywa trudne i kosztowne. Właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie archiwizacji zewnętrznym partnerom, którzy posiadają odpowiednią infrastrukturę, procedury i doświadczenie.
Jedną z firm często wybieranych przez przedsiębiorstwa z Trójmiasta, ale także z innych regionów Polski, jest EkoAkta. Archiwizacja dokumentów realizowana jest zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz międzynarodowymi normami ISO, co daje firmom prawdziwe wsparcie w spełnianiu wymogów RODO.
Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują nie tylko bezpieczeństwo danych, ale także pewność, że archiwum dokumentacji jest prowadzone w sposób zgodny z prawem i gotowy na ewentualną kontrolę. Na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/ usługa archiwizacji dokumentów firmowych została opisana w sposób szczegółowy.
Dokumenty, które nie są już potrzebne firmie, nadal mogą zawierać dane osobowe, informacje finansowe lub poufne dane biznesowe. Zgodnie z przepisami RODO nie wolno ich przechowywać bezterminowo ani usuwać w sposób przypadkowy.
Niszczenie dokumentów musi być przeprowadzone tak, aby uniemożliwić ich odtworzenie, a cały proces powinien być udokumentowany. Generuje to konieczność stosowania odpowiednich procedur, sprzętu oraz nadzoru, co dla wielu firm jest trudne do zrealizowania we własnym zakresie.
Zlecenie niszczenia dokumentów wyspecjalizowanej firmie pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale również ograniczyć ryzyko wycieku danych. EkoAkta realizuje proces niszczenia dokumentów w sposób w pełni kontrolowany.
Dokumenty odbierane są z siedziby firmy w zabezpieczonych, zaplombowanych pojemnikach, a ich transport odbywa się pojazdami wyposażonymi w system śledzenia GPS. Następnie trafiają one do monitorowanych niszczarni, gdzie są niszczone przez wykwalifikowanych pracowników, zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa. Niszczenie dokumentów w Gdańsku Ekoakta jest naprawdę proste i niezwykle bezpieczne. Outsourcing obiegu dokumentów to idealne rozwiązanie bez względu na branżę, w której działasz.
Cały proces kończy się wystawieniem certyfikatu zniszczenia, który stanowi potwierdzenie prawidłowej utylizacji dokumentów i może być wykorzystany w razie kontroli. Dzięki temu firmy z Trójmiasta i innych regionów mogą mieć pewność, że dokumentacja została zniszczona zgodnie z przepisami, bez obciążania własnych zasobów i bez ryzyka dla bezpieczeństwa danych.
Chcesz mieć pewność, że archiwizacja i niszczenie dokumentów w Twojej firmie są zgodne z RODO? Skontaktuj się z EkoAkta i sprawdź, jak jej pracownicy mogą przejąć za Ciebie odpowiedzialność za cały cykl życia dokumentacji.
