Zbyt długie zdania, niezrozumiałe sformułowania, zawiły styl, wadliwa konstrukcja i brak przejrzystości tekstu - to częste błędy w urzędowych pismach. Samorząd Tychów w Śląskiem rozpoczął realizację projektu, dzięki któremu urzędnicy mają pisać prostym i zrozumiałym językiem.

Zdjęcie ilustracyjne /Michał Dukaczewski /RMF FM

We wtorek ponad stu pracowników wydziału gospodarki nieruchomościami Urzędu Miasta w Tychach uczestniczyło w wykładzie i kilkugodzinnych warsztatach prowadzonych przez językoznawców z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. W dalszej kolejności przeszkoleni zostaną urzędnicy z wydziałów: podatków i opłat, gospodarki lokalowej oraz spraw obywatelskich.

Takie projekty powinny kończyć się wytworzeniem przez urzędników konkretnych wzorców nowych tekstów. Językoznawcy nie mogą zmieniać tekstów za urzędników, ponieważ nie znamy się na merytoryce (...). Mamy (podczas warsztatów) trzy godziny, by wypracować cztery nowe wzorce tekstów i na tej podstawie urzędnicy będą dalej działać sami - tłumaczył ideę projektu dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

W ubiegłym roku tyscy urzędnicy wysłali do mieszkańców miasta blisko 100 tysięcy rozmaitych listów. W tym roku - do maja - już prawie 45 tysięcy. Najwięcej wysyłają dwa wydziały: podatków i opłat oraz gospodarki nieruchomościami - właśnie urzędnicy tego ostatniego wydziału jako pierwsi wzięli udział w projekcie. Szefowa wydziału Katarzyna Szymkowska jest przekonana, że szkolenie językowe przyda się pracownikom.

"Niektóre zwroty, zdania, wydają się nam, urzędnikom, jasne i oczywiste"

Pracując w urzędzie przez lata, niektóre zwroty, zdania, wydają się nam, urzędnikom, jasne i oczywiste, a przecież mieszkańcy mają prawo ich nie rozumieć. Mamy tego świadomość i na bieżąco sami próbujemy wprowadzać zmiany, ale i tak czasem ktoś przychodzi lub dzwoni z pytaniem, co chcemy mu przekazać w piśmie, które do niego wysłaliśmy - powiedziała naczelnik, oceniając, że urzędnicy podeszli do warsztatów z entuzjazmem i dużym zaangażowaniem.

Chcielibyśmy przełamać stereotyp urzędnika, który pisze językiem niezrozumiałym. Chcemy dotrzeć do mieszkańców i uprościć formę kontaktu z nimi. Trochę się także tego obawiamy, bo często przez wiele lat używany jakichś sformułowań, które dla nas są zrozumiałe - dodała Szymkowska.

Jakie są najczęstsze błędy?

Wśród najczęstszych błędów w urzędowych pismach, utrudniających ich zrozumienie, dr Piekot wymienił m.in. zbyt długie zdania. Najdłuższe zdanie, jakie językoznawcy znaleźli na stronach internetowych polskich urzędów, składało się aż ze 130 wyrazów, a urzędniczą normą bywają zdania zbudowane z 60-70 wyrazów, podczas gdy optymalna dla czytelnika ilość to 20 wyrazów. Powyżej 30 trudno już dalej czytać i rozumieć tekst.

Językoznawcy zwracają też uwagę na zawiły styl urzędowych pism, niepotrzebne wplatanie w tekst np. podstawy prawnej danej decyzji (można ją przytoczyć oddzielnie na końcu korespondencji), używanie niezrozumiałych słów czy stosowanie rozwlekłych "literackich" wyrażeń, których nigdy nie użylibyśmy w bezpośredniej rozmowie. Dla przejrzystości korespondencji ważne są też układ i aranżacja wyglądu tekstu - podział na akapity i "światło" między nimi, ułatwiające czytanie pisma.

Według dr Piekota, starając się pisać zrozumiałym i przystępnym językiem, należy pamiętać, by prosty język nie upraszczał przekazywanych treści. Może się wydawać, że dwa przymiotniki: prosty i prostacki są bardzo blisko, tymczasem każdemu jest łatwo być prostackim, natomiast być "prosto" jest w gruncie rzeczy bardzo trudno - mówił językoznawca.

W wykładzie uczestniczył prezydent

Prezydent Tychów Andrzej Dziuba, który także uczestniczył we wtorkowym wykładzie, ocenił, że słuchając przykładów "językowych potworków" z urzędowych pism urzędnicy "śmieją się sami z siebie" i uświadamiają sobie, jak często piszą niezrozumiałym językiem.

Chcemy spróbować to zmienić, aby nasza korespondencja do mieszkańców była prosta, zrozumiała i przejrzysta. Jestem przekonany, że to się da zrobić - skomentował Dziuba. Za jakiś czas językoznawcy mają ocenić efekty prowadzonych w Tychach warsztatów, na podstawie analizy kolejnej porcji urzędowych pism.

Chcemy, by nasi mieszkańcy, czytając pismo z urzędu miasta, nie zastanawiali się, co autor miał na myśli. Dlatego powinniśmy mówić i pisać prostym językiem nawet o trudnych i skomplikowanych sprawach - podkreślił prezydent Tychów.

"Liczymy że mieszkańcy zauważą i docenią nasz wysiłek"

Sekretarz miasta Aneta Luboń-Stysiak oceniła, że projekt służący poprawie jakości i zrozumiałości urzędowych pism wymaga nie tylko zdobycia przez część urzędników nowych umiejętności, ale najczęściej także zmiany sposobu myślenia oraz wieloletnich nawyków i przyzwyczajeń. Jesteśmy zdeterminowani i otwarci - liczymy że mieszkańcy zauważą i docenią nasz wysiłek - powiedziała sekretarz.

Dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny, liczy, że za przykładem samorządu Tychów pójdą inne miasta, starając się - także dzięki zrozumiałemu i prostemu językowi - szanować mieszkańców i ich czas.

Dobra firma po prostu nie chce marnować czasu swoich klientów. Woli, by klienci jak najszybciej załatwili konieczne sprawy i wracali dopiero wtedy, kiedy czegoś faktycznie potrzebują. Organizacje o takim podejściu radzą sobie o wiele lepiej od tych, które pozostają przy książkowym, rozwlekłym, zapożyczonym z urzędowego, stylu komunikowania - podsumował językoznawca.

(ł)