Już niebawem przedsiębiorcy mogą pożegnać się z koniecznością archiwizowania przez 5 lat papierowych wersji dokumentów zgłoszeniowych do ZUS wysyłanych drogą elektroniczną. Rada Ministrów zajmie się projektem nowelizacji ustawy, która ma ułatwić życie przedsiębiorcom i ograniczyć zbędne formalności.
- Rząd planuje znieść obowiązek przechowywania papierowych dokumentów zgłoszeniowych do ZUS przez 5 lat, jeśli zgłoszenie zostało wysłane elektronicznie.
- Obecnie przedsiębiorcy muszą archiwizować papierowe potwierdzenia, mimo że elektroniczne zgłoszenia są już widoczne w systemach ZUS i firm.
- Zmiana ma na celu ograniczenie biurokracji, oszczędność czasu i miejsca, oraz ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej.
- Nowe przepisy mają wejść w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw, co oznacza szybkie odciążenie przedsiębiorców.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który już we wtorek ma trafić pod obrady Rady Ministrów. Nowe przepisy mają znieść obowiązek przechowywania przez płatników składek papierowych duplikatów dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, jeśli zgłoszenie zostało wysłane elektronicznie.
Obecnie, mimo cyfrowej rewolucji w urzędach, pracodawcy muszą przez pięć lat trzymać w swoich archiwach papierowe potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń. Dokument taki musi być opatrzony własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, co ma stanowić dowód prawdziwości danych. Przedsiębiorcy od dawna wskazywali jednak, że to przepis, który nie nadąża za cyfrową rzeczywistością.
W praktyce każde zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, wysłane do ZUS drogą elektroniczną, jest widoczne zarówno po stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jak i samego przedsiębiorcy. Oznacza to, że informacja o zgłoszeniu jest już odpowiednio zarchiwizowana w systemach informatycznych. Tymczasem wciąż obowiązujące przepisy wymagają drukowania i przechowywania papierowego duplikatu, co zdaniem wielu przedsiębiorców stanowi niepotrzebną biurokrację i generuje dodatkowe koszty związane z archiwizacją dokumentów.
Autorzy projektu nowelizacji podkreślają, że zniesienie tego wymogu to nie tylko oszczędność czasu i miejsca, ale też krok w stronę deregulacji i ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej. W dobie cyfrowych rozwiązań dublowanie dokumentacji nie znajduje już uzasadnienia.
Projekt nowelizacji przewiduje, że nowe zasady mają wejść w życie już po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą spodziewać się szybkich zmian i niemal natychmiastowego odciążenia z obowiązku przechowywania papierowych dokumentów.
Nowelizacja wpisuje się w szerszy pakiet ułatwień i deregulacji, których celem jest uproszczenie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada, że to dopiero początek zmian, które mają zredukować liczbę zbędnych formalności ciążących na przedsiębiorcach.
Pomysł likwidacji 5-letniego obowiązku archiwizowania papierowych duplikatów dokumentów zgłoszeniowych spotkał się z pozytywnym przyjęciem wśród przedsiębiorców i ekspertów rynku pracy. Wielu z nich podkreśla, że podobnych zmian powinno być więcej, zwłaszcza w obszarze cyfryzacji kontaktów z urzędami.
Jeśli Rada Ministrów zaakceptuje projekt nowelizacji, a ustawa szybko przejdzie przez prace parlamentarne, już niebawem prowadzenie firmy stanie się nieco łatwiejsze i mniej czasochłonne. Czy to początek większej rewolucji w polskiej biurokracji? Czas pokaże, ale jedno jest pewne - każda zmiana na rzecz uproszczenia przepisów spotyka się z dużym zainteresowaniem i aprobatą ze strony polskich przedsiębiorców.