Savoir-vivre: Telefon

Jeżeli do kogoś dzwonimy - przedstawmy się. Nie powinniśmy rozpoczynać nawiązanego połączenia od słów: “Czy rozmawiam z Janem Kowalskim?". Możemy za to postąpić w ten sposób: “Dzień dobry. Nazywam się Zbigniew Nowak. Czy dodzwoniłem się do pana Jana Kowalskiego?". To szczególnie usprawiedliwione w sytuacjach zawodowych, gdy wiemy, że telefon służbowy jest przyporządkowany nie do konkretnej osoby, ale do konkretnego stanowiska. Jeżeli odbieramy nasz prywatny telefon komórkowy, nie musimy się przedstawiać. Ostatecznie osoba, która wybrała nasz numer, powinna była wiedzieć, do kogo dzwoni.

Pamiętajmy, że w tramwaju czy sklepie nie jesteśmy sami. Lepiej więc unikać rozmów telefonicznych w takich miejscach. Po pierwsze, nie musimy skazywać współpasażerów (na przykład w przedziale pociągu) na wysłuchiwanie naszych prywatnych historii czy dyskomfort przebywania w gwarze. Mogą przecież chcieć poczytać lub po prostu pobyć w ciszy. Nie wspominam już o odbieraniu telefonu np. podczas... koncertu. Sam byłem świadkiem takich sytuacji. Po drugie, wiele naszych rozmów, szczególnie tych zawodowych, dotyczy spraw poufnych. Każde nazwisko czy każdy fakt może tak naprawdę zdradzać informacje, które obejmuje tajemnica firmy. Z tego powodu w sytuacjach oficjalnych lepiej telefonowanie ograniczyć do niezbędnego minimum. “Przepraszam, nie mogę teraz rozmawiać. Oddzwonię, kiedy tylko będę mógł" - każdy, kto zadzwoni do nas w nieodpowiednim momencie zrozumie nasze położenie, jeśli odpowiednio wcześnie go o tym poinformujemy. Nie trzeba się bać, że nasz rozmówca się obrazi. Nie, jeśli w zgodzie z obietnicą oddzwonimy w wolnej chwili.

Rodzaj dzwonka powinien być dostosowany do naszej pracy i pozycji społecznej. Proszę sobie wyobrazić szefa dużej firmy, którego telefon odzywa się refrenem znanej piosenki “Jesteś szalona, mówię ci...". Chyba nie potraktowalibyśmy tego jako przykładu jego profesjonalizmu. Zwróćmy również uwagę na głośność naszego dzwonka. Jeśli pracujemy np. w biurze, a telefon komórkowy leży w zasięgu naszego wzroku poziom głośności warto ograniczyć do minimum lub skorzystać wyłącznie z alarmu wibracyjnego. Współcześnie, szczególnie w wielkich miastach, żyjemy w nieustannym hałasie. Warto ograniczyć jego wszystkie źródła.

Za każdym razem, gdy znajdujemy się w sytuacjach oficjalnych, a więc podczas koncertu, w kościele, podczas przyjęcia czy rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy maksymalnie wyciszyć dzwonek naszego telefonu lub włączyć alarm wibracyjny. To najlepsze rozwiązanie, gdy spodziewamy się ważnego telefonu. W każdym innym przypadku lepiej aparat wyłączyć. Po co sobie przeszkadzać, kiedy trzeba być skupionym lub gdy po prostu można w pełni oddać się przyjemności płynącej chociażby ze spotkania z przyjaciółmi.

Kiedyś w podręcznikach do savoir-vivre’u czas rozmowy regulowały względy ekonomiczne oraz dostępność telefonu. W czasach, gdy telefonowanie było drogie i gdy w domach znajdował się wyłącznie jeden aparat, którym dzielić musieli się wszyscy członkowie rodziny, należało wziąć pod uwagę i te aspekty. Dziś bardzo często mamy nieograniczone limity na połączenia komórkowe i stacjonarne, a co więcej, każdy ma swój telefon. Nie znaczy to oczywiście, że nasze rozmowy mogą ciągnąć się w nieskończoność. Oczywiście, czym innym różni się rozmowa z przyjacielem, czym innym telefon, który musimy wykonać, żeby załatwić konkretną sprawę. Dobrze zacząć od wymiany kilku uprzejmych zdań, by zaraz potem przejść do meritum. Na koniec rozmowy w interesach warto ją podsumować, powtórzyć wszystkie ustalenia (np. czas i miejsce spotkania), by mieć pewność, że o niczym nie zapomnieliśmy.

Zdarza się, że spodziewamy się bardzo ważnego telefonu (ze szpitala ws. stanu zdrowia kogoś bliskiego, w sprawie pracy itd.), ale w tym samym czasie musimy wziąć udział w spotkaniu, podczas którego powinniśmy wyłączyć telefon. W tym przypadku na samym początku należy poinformować szefa lub wszystkich zebranych o zaistniałej sytuacji i poprosić o pozwolenie opuszczenia spotkania w odpowiednim momencie. Dzięki temu na pewno będziemy mogli liczyć na wyrozumiałość.

Jeśli korzystamy z poczty głosowej, powinniśmy zadbać o nagranie odpowiedniego komunikatu. Lepiej unikać zwrotów określających porę dnia - nie wiemy przecież, kiedy nasz rozmówca się nagra. “Jan Kowalski, nie mogę odebrać w tej chwili telefonu. Proszę zostawić wiadomość, a ja postaram się oddzwonić jak tylko będzie to możliwe". Pamiętajmy, by dbać o higienę skrzynki pocztowej i kasować odsłuchane wiadomości. W przeciwnym razie uniemożliwimy nagrania kolejnym osobom. Jeśli sami nagrywamy się na pocztę głosową, zacznijmy od przedstawienia się. Możemy też podać nasz numer telefonu, a także powtórzyć go pod koniec nagrania. W wielu wypadkach obecnie ta zasada traci na ważności. Często dzięki wciśnięciu odpowiedniego klawisza możemy wybrać bezpośrednie połączenie do kogoś, kto zostawił nam wiadomość. Pamiętajmy jednak, by ta była krótka i zwięzła.

Przyjmuje się, że dzwonimy do siebie między 9 a 22, a w sprawach służbowych w godzinach pracy (umownie 9-18). Zasady te tracą ważność, jeżeli ustaliliśmy z kimś inne.

Jeśli połączenie zostało z jakichś powodów zerwane, to osoba, która je zainicjowała, nawiązuje je po raz kolejny. Warto o tym pamiętać. Bardzo często w takiej sytuacji obie strony wybierają wzajemne numery i wciskają guzik “zadzwoń". W efekcie telefon po dwóch stronach jest zablokowany.

Podczas rozmowy telefonicznej nie jemy, nie bawimy się niczym, nie przeglądamy stron internetowych, nie czytamy gazety. Pamiętajmy, że to wszystko słychać po drugiej stronie.

Rozmowę kończy osoba, która ją zainicjowała. Jeżeli z jakiegoś powodu będziemy musieli zakończyć rozmowę wcześniej, powiedzmy o tym: “Przepraszam cię, muszę odebrać córkę ze szkoły". Wtedy zapewnijmy kogoś, że oddzwonimy, kiedy tylko będziemy mogli.

Będę Państwu wdzięczny za podzielenie się Waszymi doświadczeniami i uwagami. W przyszłym tygodniu odpowiem pani Ani na pytania o zaproszenia ślubne, które postawiła w komentarzu pod moim ostatnim felietonem.