Przechowywanie akt osobowych to obowiązek, który ciągnie się latami, a Im więcej pracowników, tym łatwiej o bałagan w segregatorach i popełnienie kosztownych błędów. Sprawdź, jak krok po kroku przejść na elektroniczne akta osobowe i raz na zawsze odzyskać porządek, kontrolę i czas.
Elektroniczne akta osobowe to cyfrowa forma przechowywania dokumentacji pracowniczej, która zastępuje tradycyjne teczki i segregatory. Obejmują one m.in. umowy, aneksy, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie czy dokumenty związane z urlopami. Pozwalają one firmom, instytucjom i organizacjom skutecznie zarządzać danymi kadrowymi. Szybko, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym RODO).
W dobie zdalnego i hybrydowego modelu pracy elektroniczny dostęp do dokumentów stał się wręcz koniecznością. Gdy pracownicy działają w różnych lokalizacjach, dostęp do akt w formie cyfrowej znacząco usprawnia podejmowanie decyzji, przygotowywanie umów czy reagowanie na sytuacje kadrowe w czasie rzeczywistym.
Warto również pamiętać, że dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez wiele lat, często znacznie dłużej, niż pozostałe dokumenty firmowe. Przykładowo dokumenty dotyczące szkoleń BHP muszą być przechowywane jedynie przez 3 lata, ale już dokumentacja pracownicza, dokumentacja wypadkowa, czy dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy wymaga 10 lat przechowywania.
Tradycyjne przechowywanie tych danych wiąże się z dużym obciążeniem dla firmy: koniecznością tworzenia archiwum, zabezpieczania dokumentów przed zniszczeniem i ręcznego przeszukiwania ich w razie potrzeby. Elektroniczne akta osobowe eliminują te trudności. Nie zajmują fizycznej przestrzeni, są odporne na zniszczenie, a dostęp do nich możliwy jest w kilka kliknięć.
To ułatwienie codziennej pracy działów HR i duży krok w stronę nowoczesnego zarządzania kadrami.
Wdrożenie elektronicznych akt osobowych w firmie nie musi być procesem trudnym ani czasochłonnym, pod warunkiem że zostanie dobrze zaplanowane i poprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Coraz więcej firm i instytucji decyduje się w tym zakresie na współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami zewnętrznymi. To rozwiązanie, które gwarantuje nie tylko zgodność z prawem, ale także bezpieczeństwo danych i jakość całego procesu.
Jednym z takich podmiotów jest firma EkoAkta, która od lat wspiera przedsiębiorstwa w digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Proces wdrożenia elektronicznych akt osobowych z EkoAkta obejmuje kilka kluczowych etapów, realizowanych w sposób bezpieczny i zgodny z wymogami RODO:
- Bezpieczny odbiór dokumentów: akta są odbierane z siedziby firmy w zaplombowanych, oznakowanych pojemnikach.
- Transport z monitoringiem: przewóz dokumentów pojazdami z systemem GPS, który pozwala na ich śledzenie w czasie rzeczywistym.
- Skanowanie w kontrolowanym środowisku: dokumenty są digitalizowane w strefie z ograniczonym dostępem, przy użyciu sprzętu spełniającego wymagane normy bezpieczeństwa.
- Przekazanie akt w formie cyfrowej: zeskanowane pliki trafiają do bezpiecznego repozytorium, do którego dostęp mają jedynie uprawnione osoby.
Dzięki temu firmy zyskują nie tylko porządek w dokumentacji, ale także pełną kontrolę nad dostępem do danych oraz możliwość szybkiego reagowania w sytuacjach wymagających natychmiastowego dostępu do akt. To rozwiązanie, które usprawnia zarządzanie zasobami ludzkimi i pozwala skoncentrować się na rozwoju firmy, bez obciążenia operacyjnego związanego z papierową dokumentacją.
Zadbaj o bezpieczeństwo i porządek w dokumentacji pracowniczej, powierzając digitalizację akt osobowych doświadczonemu partnerowi. Profesjonalna realizacja tego procesu to mniej ryzyka, mniej chaosu i więcej czasu na zarządzanie firmą.
Nota: materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.