Od 1 kwietnia przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) mają obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń - przypomniała dzisiaj Poczta Polska. Aby korzystać z tego systemu, trzeba założyć adres do e-Doręczeń (ADE). Najpierw należy wysłać wniosek z Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Dokument można podpisać elektronicznie.
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru.
Mają ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.
Jak poinstruowała Poczta Polska, aby korzystać z systemu e-Doręczeń - po wysłaniu podpisanego wniosku - należy aktywować adres, który automatycznie zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Kolejny krok to aktywacja skrzynki do e-Doręczeń. Instrukcja zostanie wysłana mailem.
"Posiadając ADE (adres do doręczeń elektronicznych - przyp. red.) przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną korespondencję (równoważną prawnie z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru) z innymi podmiotami korzystającymi z systemu. Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę Poczty Polskiej "e-Polecony". W odróżnieniu e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi np. między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorcą a osobą fizyczną" - podkreślono w komunikacie.
Magdalena Kordas - radca prawny i manager w Grupie Olesiński & Wspólnicy - poinformowała, że operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń za darmo dla obywateli, spółek i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) jest Poczta Polska. Przedsiębiorcy mogą też wybrać za opłatą dostawcę komercyjnego.
Kordas wskazała, że wniosek składa się zgodnie z zasadami reprezentacji - jeśli spółkę reprezentują dwie osoby, obie muszą się uwierzytelnić przy zakładaniu skrzynki. Możliwe jest też ustanowienie pełnomocnika. Następnie reprezentant lub pełnomocnik wyznacza administratora skrzynki, który zarządza dostępem i uprawnieniami. Dużym firmom radczyni zaleciła nadanie uprawnień kilku pracownikom, np. z działów HR, finansów i księgowości.
Magdalena Kordas zaznaczyła, że nieuprawniony dostęp do informacji grozi wyciekiem i karami finansowymi. Ekspertka radzi więc, by w przypadku odejścia pracownika z firmy, niezwłocznie cofnąć mu dostępy.
Zwróciła uwagę, że skrzynki do e-Doręczeń mają ograniczoną pojemność, dlatego wskazana jest archiwizacja wiadomości przez przedsiębiorców (na serwerze lub w chmurze) oraz gradacja uprawnień.
Poinstruowała także, że we wdrażaniu systemu w firmach kluczowe jest przeszkolenie pracowników, opracowanie instrukcji obiegu dokumentów i przypisanie odpowiedzialności za dane obszary korespondencji. Zbyt szeroki dostęp może skutkować tym, że nikt nie odczyta ważnego pisma w terminie - ostrzegła.