Realia współczesnego rynku wymagają od przedsiębiorców sięgania po innowacyjne rozwiązania, których powstawanie nie musi trwać w nieskończoność. Prototypowanie znacznie usprawnia tworzenie innowacji – w krótkim czasie można otrzymać wizualizację produktu końcowego, stworzoną stosunkowo niskim kosztem. Co ważne, powstały produkt może natychmiastowo zostać poddany ocenie docelowych odbiorców, dzięki czemu zweryfikowanie słuszności pomysłu przebiega błyskawicznie. Kto może wziąć udział w tworzeniu prototypu? Każdy uczestnik warsztatów kreatywnych, których głównym celem jest praca nad nowymi innowacyjnymi produktami. A zatem, czym jest prototypowanie i dlaczego warto je wdrażać? Poniżej wyjaśnię tę kwestię na przykładzie z życia wziętym.

Cezary Zbierzchowski, Innovation Manager. Startup Development House

Warsztaty Design Sprint - warsztaty pobudzające kreatywność

Ostatnio miałem okazję wziąć udział w ciekawych warsztatach pod szyldem "Projektanci Innowacji", współorganizowanych przez Google i Polski Fundusz Rozwoju. Kurs odbywał się w Warszawie, w kampusie Google for Startups, w zgodzie z koncepcją Design Sprint, opracowaną przez Jake’a Knappa w 2010 roku. Koncepcja ta nastawiona jest na szybkie tworzenie prototypu produktu czy usługi. Oprócz mnie w imprezie brało udział kilkadziesiąt osób, reprezentujących różne środowiska biznesowe, a wszyscy na początku zajęć zostali podzieleni na 5- lub 6-osobowe zespoły.

Co może powstać ze współpracy ludzi wykonujących różne profesje i to podczas zaledwie kilkugodzinnych warsztatów? Pierwsza myśl - niewiele. Zaraz po niej pojawiła się jednak druga myśl: w tym szaleństwie musi być metoda! Głównym założeniem organizatorów było stworzenie grup z osób nie tylko o różnym wykształceniu, ale także - innych cechach charakteru. Co ciekawe, prowadzące z Google CSI: Lab dołożyły wszelkich starań, aby w jednej grupie nie mogły spotkać się dwie osoby z tej samej firmy. I tym oto sposobem powstały teamy o potencjale, który pozostawał zagadką.

Trening empatii

Przed przejściem do głównego punktu programu, czyli prototypowania, czekało nas ćwiczenie z empatii, czyli najprościej rzecz ujmując, z aktywnego słuchania swojego rozmówcy. Prowadzące warsztaty podzieliły nas w pary i poleciły, aby jedna osoba przez dwie minuty opowiadała o sobie, a druga uważnie jej słuchała, bez żadnych pytań czy wtrąceń. Nic prostszego, prawda? Jednak maksymalne skupienie się na wypowiedzi drugiej osoby i jej pełne zrozumienie jest zadaniem dużo trudniejszym niż może się wydawać, zwłaszcza gdy nie masz do dyspozycji smartfona z notatnikiem czy dyktafonem, którego używanie było zakazane.

Co potem? Słuchacz musiał powtórzyć opowiadaną historię z jak największymi szczegółami, a następnie zamienialiśmy się rolami. Po zakończeniu ćwiczenia i podzieleniu się wrażeniami na forum okazało się, że zdecydowanie trudniej słuchać niż mówić. Co miał na celu nasz krótki trening empatii? Była to rozgrzewka przed przeprowadzaniem wywiadu z "klientem", którym zaraz miał zostać jeden z członków grupy. Choć teoretycznie doskonale wiemy, że wysłuchanie potrzeb klienta jest kluczowe dla powodzenia przedsięwzięcia, często mamy skłonność do zakładania z góry, jakie ma oczekiwania względem nas. A przecież nie o to chodzi!

Klient nasz pan

Po ćwiczeniach przeszliśmy do działania. Każdy z zespołów musiał zająć się jednym problemem - my wybraliśmy propozycję rzuconą przez koleżankę, miłośniczkę zakupów online. Po krótkim przedstawieniu przez nią sytuacji okazało się, że zakupy przez Internet robi znacznie rzadziej, niż by tego chciała, ze względu na skomplikowaną procedurę zwrotu towaru. Miała na myśli konieczność spakowania przesyłki, wydrukowania etykiety zwrotnej i zamówienia kuriera, przy czym to właśnie ta ostatnia czynność nastręczała jej najwięcej problemów. Spędzając większość dnia w pracy trudno zorganizować przyjazd kuriera, który nie zawsze może pojawić się w biurze (nie każdy pracodawca jest tak wyrozumiały). Odbiór paczek był dla niej zdecydowanie mniej problematyczny - przesyłki odbierał portier w jej bloku.

Nasza współuczestniczka zamawiała online głównie garderobę, a wolała robić to w sieci ze względów czysto praktycznych - zakupów można dokonać zawsze i wszędzie, bez jakichkolwiek ograniczeń. Zwróciła jednak uwagę na fakt, że zamówiony przez nią towar często jest w złym rozmiarze, jest niezgodny z opisem lub po prostu jej się nie podoba. Dla niektórych taki problem to właściwie drobiazg, mają czas i sprzyjające warunki, aby dokonywać zwrotów. Podejrzewam jednak, że takich osób jak nasza koleżanka jest zdecydowanie więcej i warto coś z tym zrobić, aby poprawić wyniki sprzedaży internetowej.

Przeszliśmy zatem do wywiadu z naszą "klientką" - dwie osoby zajęły się zadawaniem pytań odnośnie jej oczekiwań i potrzeb dotyczących usługi, dwie kolejne skrupulatnie zapisywały każde słowo tak, aby łatwiej przeprowadzić późniejszą dyskusję. Staraliśmy się zadawać pytania otwarte, aby "klientka" nie miała szansy zasugerować się naszymi opiniami. Po zakończonym wywiadzie koleżanka opuściła naszą grupę i mogliśmy przejść do prototypowania.

Brainstorm

Istnieje kilka technik ułatwiających przeprowadzenie owocnej burzy mózgów, a jedną z nich jest naklejanie żółtych karteczek. Muszę przyznać, że początkowo byłem sceptycznie nastawiony do tego pomysłu ze względu na doświadczenia z dużej korporacji, gdzie karteczki ostatecznie okazywały się stratą czasu. Doznałem pozytywnego zaskoczenia, kiedy okazało się, że w tym przypadku karteczki rzeczywiście pomogły na początkowym etapie selekcji.

Na samym początku prowadząca poprosiła każdego z uczestników warsztatów o wypisanie swoich pomysłów na rozwiązanie problemu, nawet jeśli mogą wydawać się nieco oderwane od rzeczywistości. Mówi się, że jeśli coś jest głupie, ale działa, to już głupie nie jest. Według prowadzących liczba karteczek przypadających na grupę powinna oscylować w granicach pięćdziesięciu, jednak w naszym przypadku było ich "zaledwie" czterdzieści. Posortowaliśmy pomysły według uniwersalnego schematu, czyli grupując najpodobniejsze do siebie koncepcje. Potem omówiliśmy najciekawsze propozycje oraz te, które budziły nieco kontrowersji.

Co znalazło się na naszej liście? Rozwiązania były przeróżne: ktoś wpadł na pomysł pudełek wielokrotnego użytku, ktoś inny zaproponował odbiór niechcianych paczek za pomocą drona. Pojawiła się również koncepcja aplikacji mobilnej, a także "zwrotomatu", który miałby powstać jako coś na wzór tradycyjnego paczkomatu. Po głosowaniu okazało się, że ten ostatni pomysł przypadł do gustu większości z nas, dlatego postanowiliśmy wcielić go w życie.

Już na samym początku, a dokładniej na etapie wstępnego projektowania prototypu, napotkaliśmy pewne komplikacje. Po krótkiej analizie dostępnych materiałów - takich jak spinacze, kartki, pudełka czy inne biurowe materiały - doszliśmy do wniosku, że budowa naszego "zwrotomatu" pochłonie zbyt dużo czasu. Jednak obecność w naszym zespole inżyniera okazała się nieoceniona - wyszedł z inicjatywą zaadaptowania pojemnika do sortowania śmieci z czterema komorami jako naszego prototypu. Przebłysk geniuszu kolegi sprawił, że niespodziewanie mieliśmy większość pracy za sobą.

Schemat działania prototypu

Jak "zwrotomat" miałby działać? Pomysł wymaga współpracy ze sklepami internetowymi. Sprzedawca, oferując możliwość zwrotu towaru poprzez "zwrotomat", do każdego modelu dołącza kolorową metkę okraszoną kodem kreskowym, gdzie zawarta jest unikalna specyfikacja produktu. Odbiorca, zamiast zamawiać kuriera, musi udać się do najbliższego "zwrotomatu", zeskanować kod kreskowy w specjalnym czytniku i umieścić towar w komorze oznaczonej tym samym kolorem, jaki znajduje się na metce. Co z zapakowaniem towaru? Byłby to obowiązek firmy kurierskiej, która dostarczyłaby zabezpieczony produkt z powrotem do nadawcy.

Prezentacja prototypu

Idea sama w sobie wydawała się prosta i przejrzysta, jednak przerobienie pojemnika na odpady w taki sposób, aby nasza "klientka" była zadowolona, wymagało sporej kreatywności. Nasz "team work" zadział wręcz podręcznikowo - na umieszczone na koszu nazwy komór nakleiliśmy swoje własne kategorie, do oznaczeń kolorystycznych wykorzystaliśmy post-ity, a "niechcianym towarem" z prowizoryczną metką została bluza jednego z kolegów. Następne przeszliśmy do odegrania mini scenki, gdzie wcielaliśmy się w role kuriera i odbiorcy - po przymierzeniu ubrania odbiorca chciał je zwrócić, więc podszedł do naszego "zwrotomatu" i zaprezentował schemat działania prototypu. Nasz pomysł spotkał się z wielkim entuzjazmem "klientki" oraz pozostałych zespołów.

Cel osiągnięty

Myślę, że nasz pomysł miałby szansę zaistnieć na rynku, chociaż musiałby przejść kilka modyfikacji, dzięki którym mógłby stać się produktem bardziej kompletnym. Jednak głównym celem warsztatów było stworzenie prototypu odpowiadającego na potrzeby "klientki", co udało się nam osiągnąć. Choć warsztaty miały charakter wyłącznie symulacyjny i nasza "klientka" tak naprawdę była jedną z nas, to przedstawiony przez nią problem ma swoje odzwierciedlenie w rzeczywistości, a wykonane przez nas prototypowanie pomogło spojrzeć na ten proces z nieco innej perspektywy.

Zabawa? A może oszczędność czasu i pieniędzy?

Efekt końcowy naszej "zabawy w prototypowanie" ostatecznie okazał się jednym z najlepszych na całych warsztatach, co pokazuje, że nieszablonowe myślenie się opłaca. Choć burzę mózgów skończyliśmy dużo później niż pozostałe grupy, udało nam się nadać konkretny kształt naszemu prototypowi i to w rekordowo krótkim czasie. Pracować trzeba mądrze, ale nie zawsze ciężko.

Przebieg warsztatów może dla wielu brzmieć jak dobra zabawa i muszę przyznać, że rzeczywiście nią była, jednak wniosek, który wyniosłem z tych zajęć, jest prosty: skuteczne prototypowanie polega na dostosowaniu strategii do realnych potrzeb klienta oraz testowaniu efektów pracy na docelowym odbiorcy. Warsztaty pokazały mi również, że prototypowanie znacznie skraca proces tworzenia innowacji.

Tworzenie innowacji a partner technologiczny

Na polskim rynku działa coraz więcej firm zajmujących się wspieraniem przedsiębiorców w transformacji cyfrowej czy wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań na rynek. Jedną z nich jest Startup Development House, gdzie prototypowanie odgrywa niezwykle istotną rolę w procesie projektowania innowacyjnych rozwiązań. Skąd ta pewność? Zajmując stanowisko Kierownika ds. Innowacji w Siemens Financial Services uczestniczyłem wraz z kolegami w warsztatach Design Thinking i Design Sprint organizowanych przez SDH, które otworzyły nam oczy na nieco inne ścieżki wdrażania innowacji niż te, które do tej pory znaliśmy. Najbardziej przypadła nam do gustu możliwość przetestowania potencjalnych usług, zanim oficjalnie trafią na rynek.

Czy warto skorzystać z pomocy partnera technologicznego, przymierzając się do stworzenia rewolucyjnego produktu? Z mojego punktu widzenia - jak najbardziej. Technika Design Sprint i prototypowanie do dość młode rozwiązania, których skuteczność wzrasta wraz z doświadczeniem prowadzących i ich wiedzą merytoryczną. Sukces Siemens Simply Lease, czyli projektu, w którym wsparli nas Product Managerowie i Produkt Designerzy ze Startup Development House, pozwolił uwierzyć nam w słuszność prototypowania i zrealizować obrane przez nas cele biznesowe. 

Cezary Zbierzchowski, Innovation Manager. Startup Development House