KSeF - Krajowy System e-Faktur, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy wystawiają, przesyłają i przechowują faktury w obrocie z innymi przedsiębiorcami, wystartował 1 lutego. Na początku ten system obejmuje 4,2 tys. największych firm. Jak wystawić e-fakturę w KSeF? Kto musi korzystać z KSeF? Jak uzyskać do niego dostęp i jakie są kary za niekorzystanie z niego? Oto co musi wiedzieć każdy przedsiębiorca.
- Więcej najnowszych informacji z Polski i świata znajdziesz na RMF24.pl.
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w obrocie między przedsiębiorstwami. W pierwszym etapie system obejmuje tylko największe firmy, czyli takie, które w 2024 roku miały obroty przekraczające 200 mln zł. Takich firm - według szacunków Ministerstwa Finansów - jest ok. 4,2 tys. W drugim etapie, który rozpocznie się 1 kwietnia, system obejmie pozostałe firmy - z wyjątkiem tych najmniejszych, które mają być nim objęte od 1 stycznia 2027 roku.
Za najmniejsze firmy przepisy uznają takie, które mają w miesiącu obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie większe niż 10 tys. zł miesięcznie. To oznacza, że chodzi o przedsiębiorców, którzy na rzecz innych przedsiębiorców wystawiają faktury o wartości ponad 10 tys. zł. Tym samym od 1 kwietnia system obejmie dużą część osób pracujących na tzw. samozatrudnieniu, które wystawiają faktury na rzecz innych firm.
KSeF w roku 2026 nie obejmie także tzw. faktury uproszczonej w postaci paragonu, czyli takiej sprzedaży, która została udokumentowana w postaci paragonu, w którym sprzedawca umieścił NIP nabywcy i której wartość nie przekroczy kwoty 450 zł lub euro. Jednak taka sprzedaż będzie polegała KSeF od początku 2027 r. Również w przypadku faktur papierowych wystawianych przy pomocy elektronicznych kas fiskalnych został utrzymany okres przejściowy, który kończy się wraz z 2026 r.
System KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur konsumenckich, czyli wystawianych przez firmy na rzecz odbiorców indywidualnych. Faktury za prąd, gaz itd. mogą być wystawiane na starych zasadach, aczkolwiek przepisy umożliwiają firmom dobrowolne skorzystanie z KSeF w przypadku dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumenta.
Jak informuje Ministerstwo Finansów od 1 lutego można odbierać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez resort:
- aplikacja Podatnika KSeF - dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
- aplikacja Mobilna KSeF - dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon.
- e-mikrofirma - dostęp przez e-Urząd Skarbowy.
Należy zatem zdecydować się na któryś z tych sposobów. Jeżeli przedsiębiorca posiada NIP, to ma już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF. Jeśli natomiast nie prowadzi jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz działa w innej formie i nie posiada pieczęci kwalifikowanej, żeby uzyskać dostęp do KSeF musi złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Następnie powinien zalogować się, korzystając albo przez Profil Zaufany, albo podpis kwalifikowany. W końcu, po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, należy przejść do zakładki "Lista Faktur". Właśnie tam znajdą się wszystkie faktury wystawione dla niego w KSeF.
Wielu przedsiębiorców nurtują pytania o konsekwencje prawne i finansowe nieprzestrzegania nowych przepisów związanych z KSeF. Zdecydowano, że jeszcze w tym roku nie są przewidywane kary za opóźnienia i błędy we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur.
Zmieni się to jednak w przyszłym roku - od 1 stycznia 2027 roku planowane są dotkliwe sankcje: do 100 proc. kwoty podatku VAT z faktury wystawionej poza systemem lub do 18,7 proc. kwoty brutto (dla faktur bez VAT).