KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wchodzi w życie od niedzieli 1 lutego 2026. To ważna zmiana dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury. Obowiązkowy będzie dla przedsiębiorców oraz wystawiających faktury, u których wartość sprzedaży - wraz z kwotą podatku - przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Sprawdź, jak się na to przygotować.
- Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
- Kogo obowiązuje od 1 lutego? Jak odebrać fakturę w KSeF? O tym poniżej.
- Więcej ważnych informacji z Polski i ze świata znajdziesz na stronie głównej RMF24.pl.
Jak informuje Ministerstwo Finansów, KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Dlaczego KseF jest wprowadzany? To duża zmiana, ale odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć problemów i zapewni płynne przejście na nowy system.
"Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu" - podaje resort.
Jak informuje ministerstwo od 1 lutego będzie można odbierać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez resort:
- aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
- aplikacja Mobilna KSeF – dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon.
- e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy
Należy zatem zdecydować się na któryś z tych sposobów. Jeżeli przedsiębiorca posiada NIP, to ma już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF. Jeśli natomiast nie prowadzi jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz działa w innej formie i nie posiada pieczęci kwalifikowanej, żeby uzyskać dostęp do KSeF musi złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Następnie powinien zalogować się, korzystając albo przez Profil Zaufany, albo podpis kwalifikowany. W końcu, po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, należy przejdź do zakładki "Lista Faktur". Właśnie tam znajdą się wszystkie faktury wystawione dla niego w KSeF.
Drugi etap wdrożenia KSeF przypada 1 kwietnia - dla wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury, z wyjątkiem do 10 tys. zł miesięcznie (dla tych obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2027).
Dobrą praktyką jest śledzenie komunikatów Ministerstwa Finansów oraz korzystanie z bezpłatnych narzędzi testowych, które pozwalają zapoznać się z funkcjonowaniem platformy jeszcze przed jej obowiązkowym wdrożeniem. Można też skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, by uniknąć błędów i zapewnić płynne przejście na nowy system.
Zdecydowano, że jeszcze w tym roku nie są przewidywane kary za opóźnienia i błędy we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur.
Zmieni się to jednak w przyszłym roku - od 1 stycznia 2027 roku planowane są dotkliwe sankcje: do 100 proc. kwoty podatku VAT z faktury wystawionej poza systemem lub do 18,7 proc. kwoty brutto (dla faktur bez VAT).