Organizacja czasu pozwala uporządkować życie, znaleźć chwilę na realizację swoich pasji i celów oraz daje szansę na odnoszenie sukcesów. Gdzie tkwi haczyk? Dla wielu osób jest stosunkowo trudna. Na szczęście można się jej nauczyć.

Czasem spoglądamy z zazdrością na życie innych osób — jak one to robią? Mają pracę na etacie, uporządkowany dom, realizują swoje pasje, a przy tym zawsze znajdą czas dla bliskich oraz przyjaciół. A przecież ich doba również liczy 24 godziny. Tymczasem nam zdarza się zapominać o obowiązkach, spóźniać na spotkania i mamy wrażenie, że ciągle brakuje nam czasu, a już na pewno — chwili wytchnienia. Potraktujmy takie odczucia jako sygnał ostrzegawczy i wielki znak z napisem: musisz coś zmienić! Jak lepiej organizować swój czas, by zapanować nad swoją codziennością?

1. Planuj swoje działania

Wykorzystaj do tego kalendarz 2021, notes lub bullet journal. Możesz także używać aplikacji (np. Trello, Pocket, Evernote) lub tablicy korkowej — możliwości jest wiele. Brian Tracy, autor książek dotyczących samodoskonalenia, podkreśla, że "każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy". Ile w tym prawdy? Sprawdź na własnej skórze. Twórz listy zadań, zapisuj długoterminowe cele, dziel je na mniejsze etapy. Nie tylko oczyścisz umysł, ułatwiając sobie koncentrację na bieżących zadaniach, ale też unikniesz sytuacji, w których przypominasz sobie o spotkaniu lub dedlajnie na ostatnią chwilę... albo wcale.

2. Przetestuj różne techniki pracy lub nauki, np. pomodoro

W internecie i książkach dotyczących rozwoju osobistego znajdziesz różne techniki pracy lub nauki. Najpopularniejszą metodą jest dzielenie swojego czasu na bloki, podczas których skupisz się na określonych zadaniach. W przypadku techniki Pomodoro jest to 25 minut pracy i 5 minut przerwy, przy czym ważne jest, by w ciągu pracy (lub nauki) mieć włączony minutnik. Perspektywa działania przez 25 minut jest łatwiejsza do zaakceptowania niż myśl o 8 godzinach nieprzerwanej pracy. Umożliwia także podzielenie zadań na mniejsze, łatwiejsze do wykonania etapy i przypomina o przerwach, pozytywnie wpływających na pracę mózgu i nasze samopoczucie. Sprawdź, która metoda okaże się najlepsza w Twoim przypadku.

3. Jeśli coś zajmie Ci 2 minuty, zrób to od razu

Brzmi prosto? A jednak wiele osób wciąż ma problem z pościeleniem łóżka po wstaniu, umyciem kubka lub złożeniem swetra przed schowaniem go do szafy. W efekcie bałagan wokół nas rozrasta się do rozmiarów, które w końcu zmuszają nas do poświęcenia długich godzin na uporządkowanie przestrzeni. Drobne zadania warto wykonywać "od ręki", by móc o nich zapomnieć i przejść do kolejnych. Ta rada dotyczy każdego aspektu naszego życia — od utrzymywania porządku w domu czy miejscu pracy, po działania związane z nauką lub naszym zawodem. Wiesz, że coś zajmie Ci więcej czasu? Weź do ręki swój aktualny kalendarz na 2021 rok lub notes i wpisz to na listę zadań.

4. Polub rytuały

Przyjęło się, by uważać rutynę za nudną i ograniczającą, tymczasem nasz mózg uwielbia dobrze znane schematy! Takie rytuały pozwalają nam wprowadzić się w tryb pracy, ułatwiają skupienie i sprawiają, że działamy wydajniej. Rytuałem może być siadanie do pracy o określonej godzinie, przygotowywanie kawy lub herbaty przed rozpoczęciem codziennych zadań, przewietrzenie pokoju, włączenie muzyki ułatwiającej koncentrację, poranne ćwiczenia, ustalony rytm pracy (np. odpowiedź na maile w pierwszej kolejności, następnie inne zadania). Wszystko zależy od specyfiki Twojego zawodu, potrzeb i przyzwyczajeń.

5. Zorganizuj przestrzeń wokół siebie

Zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu tracisz na szukanie rzeczy, których akurat potrzebujesz? Siedzisz czasem przed komputerem, zastanawiając się, co jeszcze masz do zrobienia lub które zadanie wybrać z niekończącej się listy? Uporządkuj biurko, sporządź listę zadań i miej ją w pobliżu, odetnij się od rozpraszaczy (np. skorzystaj z wtyczki StayFocused, aby na czas pracy zablokować media społecznościowe lub serwisy informacyjne), przygotuj potrzebne przedmioty (długopis, kartka, kalendarz 2021 — cokolwiek, czego potrzebujesz w pracy). Zorganizowana przestrzeń pozwala oczyścić umysł, pozytywnie wpływa na koncentrację i daje szansę na skupienie się na zadaniu, które Cię czeka. A przy okazji nie marnujesz cennych minut (lub godzin) na poszukiwanie ważnych materiałów, dokumentów lub przedmiotów.

6. Unikaj bezproduktywnych nawyków

Pamiętaj, że jest duża różnica pomiędzy odpoczynkiem a bezwartościowymi nawykami, które zabierają nam czas. Przewijanie w nieskończoność Facebooka lub Instagrama w chwili, w której powinieneś skupić się na innych zadaniach, nie relaksuje, lecz obciąża mózg kolejnymi bodźcami. Większość z nas ma nieszkodliwe nawyki, które mogą przeszkadzać w skutecznej pracy lub nauce — to może być zaglądanie do social mediów, włączanie gier "tylko na 10 minut", wyjście na papierosa lub parzenie trzeciej kawy w czasie, w którym powinniśmy skupić się na działaniu. Warto zaobserwować te nawyki i je wyeliminować lub zająć się nimi w czasie przerwy.