Choć na co dzień piszemy dziś maile, od czasu do czasu wielu z nas musi się zmierzyć z koniecznością napisania tradycyjnego listu. To wciąż codzienność w życiu zawodowym. Wiele oficjalnych pism pomiędzy firmami lub urzędami przesyłana jest właśnie tą drogą. Dziś chciałem napisać parę zdań o zasadach korespondencji, o których wciąż warto pamiętać.

Jakie są zasady tradycyjnej korespondencji? (zdj. ilustracyjne) / Wojciech Pacewicz /PAP

Koperta i składanie papieru

Jeśli używamy w korespondencji standardowego papieru formatu A4, to do wyboru mamy cztery rodzaje kopert. Do koperty C4 wkładamy kartki bez zginania. Do koperty o połowę mniejszej, wielkości szkolnego zeszytu, wkładamy list zgięty na pół, zapisaną stroną do wewnątrz. W przypadku koperty DL musimy poskładać list na trzy części, zapisanym tekstem do wewnątrz, poczynając od dołu. I w końcu sięgamy po najpopularniejszą kopertę C6, która wymaga poskładania kartki na cztery - najpierw pionowo, a potem poziomo. W tym ostatnim przypadku list należy włożyć w taki sposób, aby dłuższe zagięcie było u dołu koperty, a nie u góry. Dzięki temu ktoś, kto do otwierania kopert używa specjalnego sztyletu nie przetnie przypadkiem samego listu.

Adresowanie

Jeśli piszemy list do osoby prywatnej, możemy poprzedzić adres tradycyjną formułką “WPan" lub “WPani". Proszę zauważyć, że celowo nie używamy tutaj kropki, ma to bowiem swoje historyczne uzasadnienie. Dodajmy w tym miejscu, że coraz częściej stosuje się również zwrot “Szanowny Pan" lub “Szanowna Pani".

WPan

Jan Kowalski

ul. Uliczna 21

00-001 Warszawa

lub

Szanowna Pani

Janina Kowalska

ul. Uliczna 21

00-001 Warszawa

W korespondencji służbowej w adresie najpierw podamy imię i nazwisko odbiorcy naszego listu, a dopiero potem stanowisko i adres firmy lub urzędu:

Szanowny Pan

Jan Kowalski

Prezes ABC Sp. z o.o.

ul. Uliczna 21

00-001 Warszawa

lub 

Szanowna Pani

Janina Kowalska

Wójt Gminy Gminawa

ul. Gminna 21

10-100 Gminawa

Tak będzie również w przypadku, gdy piszemy do konkretnej osoby, która pracuje w określonym dziale dużej firmy, np.:

Szanowna Pani

Janina Kowalska

ABC Sp. z o.o.

Dział PR i Marketingu

ul. Uliczna 21

00-001 Warszawa

Jeśli osoba, do której piszemy posiada tytuły naukowe, to wymienimy je przed imieniem i nazwiskiem: prof. dr hab. Jan Kowalski. Do lekarza tradycyjnie napiszemy Szanowny Pan dr Jan Kowalski, nawet jeśli nie posiada tytułu doktora.

Powiada się, że adres na kopercie powinien być napisany tą samą metodą, co list. Jeśli więc list napisaliśmy odręcznie, to adres również.

Własny adres

Adres nadawcy umieszcza się w lewym górnym rogu koperty. W wielu firmach i urzędach zamawia się służbowe koperty, które takie dane mają już nadrukowane. Niektórzy zlecają w drukarniach przygotowanie specjalnych naklejek ze swoim adresem. Zawsze pozwala to zaoszczędzić chwilę czasu, co w przypadku osób, które często korespondują jest szczególnie ważne. Niektórzy używają specjalnych pieczątek z danymi adresowymi. Albo po prostu pióra lub długopisu...

Skróty na kopertach

Chociaż od zakończenia studiów minęło już dobrych parę lat, do dziś utrzymuję kontakt z moim promotorem. Pamiętam, jak kiedyś umówiliśmy się, że na recepcji naszego wydziału zostawi mi przesyłkę. Poszedłem w umówione miejsce i otrzymałem kopertę, na której - oprócz mojego imienia i nazwiska - w lewym dolnym rogu widniał skrót: “ł. o. r.". Skrót ten oznacza “łaskawie odebrać raczy" i jak nietrudno się domyślić, używa się go właśnie w sytuacjach, gdy przesyłamy komuś coś, ale nie pocztą ani przez posłańca, tylko zostawiając paczkę lub kopertę w umówionym miejscu, do którego adresat sam się zgłosi.

Jeśli wysyłamy list na czyjś adres służbowy, ale zależy nam na tym, aby przesyłka nie została otwarta na recepcji lub przez sekretarkę, lecz trafiła do rąk własnych odbiorcy, to należy w lewym dolnym rogu napisać “osobiste" lub “do rąk własnych". 

Zdarza się, że przesyłamy komuś list nie pocztą, ale przez kogoś z rodziny lub znajomego. Należy pamiętać, że w takiej sytuacji nie wręczamy komuś zaklejonej koperty, tylko otwartą. Jest to wyraz zaufania. Osoba, która ma list przekazać powinna jednak w takiej sytuacji zakleić kopertę w naszej obecności. (W żadnym wypadku nie można jej jednak tego zasugerować, jeśli sama tego nie zrobi). Wtedy też na kopercie piszemy skrót “p.g.", co oznacza “przez grzeczność".

Inne przesyłki

W życiu zawodowym czasem przesyłamy komuś pojedynczy dokument, np. fakturę, umowę, książkę. Najczęściej adresat oczekuje na naszą przesyłkę i raczej nie trzeba załączać obszernego wyjaśnienia. W takiej sytuacji można użyć np. własnej wizytówki i napisać na niej “Przesyłam fakturę i serdeczne pozdrowienia". Będzie to miły gest. Pamiętajmy, że na wizytówce nie trzeba się podpisywać, bo wiadomym jest, do kogo należy.

* * * 

Udanego weekendu!