Delegujesz pracowników do Holandii? Przed przyjazdem do pracy, konieczna jest wcześniejsza notyfikacja, czyli zgłoszenie ich danych do specjalnego systemu. Za niedopełnienie tego obowiązku grożą surowe kary.

Obowiązek notyfikacji - czym jest?

Holandia wprowadziła obowiązek notyfikacji pracowników delegowanych 1 marca 2020 roku na podstawie przepisów unijnych. Polega on na dokonaniu przez pracodawców zagranicznych zgłoszenia danych delegowanych pracowników w przeznaczonym do tego systemie. Dostęp do systemu znajduje się na portalu postedworkers.nl, link do systemu znaleźć można również na stronie wHolandii.pl (Dział dla pracodawców i samozatrudnionych).

Notyfikacji należy dokonać przed przyjazdem pracowników do Holandii.

Podczas dokonywania zgłoszenia pracodawca musi podać m.in. informacje nt. charakteru pracy, czasu jej trwania i miejsca jej wykonywania (adres), a także dane wszystkich stron, których dotyczy delegowanie.

Zgłoszenie jest ważne dopiero po jego potwierdzeniu przez usługobiorcę w Holandii.

Notyfikacja jest ważna!

Notyfikacja jest ważna. Dzięki temu rząd holenderski może dbać o to, by pracownicy delegowani wykonujący czasowo pracę w tym kraju pracowali w bezpiecznych, higienicznych i uczciwych warunkach. W ten sposób zapewniamy stosowanie odpowiednich holenderskich przepisów i zapobiegamy nieuczciwej konkurencji. 

Obowiązek notyfikacji - kiedy pracodawca zagraniczny musi go spełnić?

Pracodawcy zagraniczni, o których mowa, to podmioty prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce i delegujące pracowników do Holandii, w większości na podstawie tzw. formularza A1. Mowa zatem o przedsiębiorstwach, ale także o agencjach pracy tymczasowej, które w większości przypadków pełnią rolę pracodawców dla pracowników delegowanych z Polski. Obowiązek ten dotyczy także pracodawców w ramach firm międzynarodowych, którzy odsyłają pracowników do swoich oddziałów w Holandii.

W przypadku pracowników delegowanych przez te podmioty nie ma znaczenia sektor, w którym zostaną zatrudnieni. Obowiązek notyfikacji dopełniany przez pracodawców zagranicznych dotyczy wszystkich pracowników delegowanych do Holandii.

Dobrze jest przy tym zaznaczyć, że nie ma znaczenia również narodowość pracowników. Pracodawcy delegujący obywateli krajów trzecich muszą takiego obowiązku także dopełnić. 

Obowiązek notyfikacji - kiedy osoba samozatrudniona musi go spełnić?

Obowiązek notyfikacji dotyczy tylko osób prowadzących swoją działalność w Polsce i samozatrudnionych w Holandii w wybranych sektorach.

Każdorazowo osoba samozatrudniona powinna sprawdzić, czy podlega obowiązkowi notyfikacji. Co do zasady tak, jeśli pracuje w takich sektorach jak: budownictwo, przetwórstwo przemysłowe, rolnictwo, ogrodnictwo przetwórstwo spożywcze, sprzątanie czy transport. Szczegółowa lista sektorów znajduje się na stronie wHolandii.pl.

Kierowcy

Osoby samozatrudnione jako międzynarodowi kierowcy, które dostarczają lub odbierają towary w Holandii muszą wiedzieć, że tylko towarowy transport drogowy (z załadunkiem i rozładunkiem w Holandii) podlega obowiązkowi notyfikacji. Oznacza to, że gdy kierowca przejeżdża tylko tranzytem przez teren Holandii nie ma on obowiązku dokonywania notyfikacji.

Uwaga! Przepisy dotyczące sektora transportu wkrótce się zmienią. Zachęcamy do regularnego sprawdzania informacji na portalu wHolandii.pl.

Najczęściej popełniane błędy

Okazuje się, że obok braku notyfikacji dochodzi do wielu błędów podczas samego procesu. 

Przykładem jest przewidziana prawem tzw. notyfikacja roczna, która jest dozwolona tylko w określonych przypadkach. Firmy delegujące pracowników w sektorze transportu oraz małe firmy zatrudniające do 9 pracowników i osoby samozatrudnione, podlegające obowiązkowi notyfikacji (tj. pracujące w wybranych sektorach), których siedziba znajduje się w promieniu 100 km od granicy holenderskiej, mogą dokonywać notyfikacji rocznej. Jeśli nie prowadzisz firmy zajmującej się transportem drogowym, już tylko na przykładzie tych podstawowych warunków (a w praktyce nie jedynych) można zauważyć, że notyfikacja roczna nie będzie miała zastosowania do większości pracodawców z Polski z uwagi na odległość geograficzną. Tym samym, aplikowanie o notyfikację roczną jest błędne i nadal może prowadzić do administracyjnych konsekwencji, jak ukaranie pracodawcy zagranicznego grzywną.

Dodatkowo należy spodziewać się wyższej kary za błędną notyfikację, gdy kontrola holenderskiej inspekcji pracy wykaże celowość tego działania. Dlatego tak ważne jest zapoznanie się przez pracodawców ze wszystkimi wymogami, które w tym zakresie muszą spełnić.

Kolejnym błędem jest dokonywanie przez pracodawców zagranicznych notyfikacji danych kierowców międzynarodowych de facto nie pracujących w Holandii, a dokonujących wyłącznie tranzytu towarów. Oznacza to, że zgłoszenia dokonuje się tylko w przypadku załadunku i rozładunku towarów w Holandii. Można w tym celu dokonać notyfikacji rocznej i tym razem dotyczy to także firm posiadających siedzibę w Polsce.

Instrukcja obsługi portalu

Jak przebrnąć przez proces notyfikacji?

Być może nie znasz języka obcego albo po prostu wypełniasz zgłoszenie po raz pierwszy. W tej sytuacji pomocne może okazać się narzędzie przygotowane przez Ambasadę Królestwa Niderlandów w Warszawie. Dzięki animacji dowiesz się, jak to zrobić. Krok po kroku przejdziesz wszystkie etapy notyfikacji, od założenia konta, przez wprowadzenie danych, po ich weryfikację. Nie zapomnij, że proces nie jest kompletny bez zatwierdzenia notyfikacji przez usługobiorcę w Holandii.

Zajrzyj też do instrukcji dla użytkownika systemu notyfikacji i dowiedz się, co dokładnie musisz zrobić.

Jak przystąpić do procesu notyfikacji?

  1. Pracodawcy zagraniczni dokonują notyfikacji bez względu na sektor, w którym pracują ich pracownicy. Osoby samozatrudnione muszą najpierw sprawdzić, czy podlegają obowiązkowi notyfikacji. Co do zasady tak, jeśli jako osoba samozatrudniona pracuje w takich sektorach jak: budownictwo, przetwórstwo przemysłowe, rolnictwo, ogrodnictwo przetwórstwo spożywcze, sprzątanie czy transport. Dokładną listę sektorów znajdziesz tutaj. 
  2. Przygotować informacje, które należy podać do notyfikacji. W tym celu można skorzystać z listy wymaganych danych dostępnych tutaj.
  3. Aby rozpocząć notyfikację, należy wejść na stronę wHolandii.pl lub na stronę postedworkers.nl i znaleźć baner do portalu notyfikacyjnego oznaczony jako "notyfikacja online" ("online melden" lub "online reporting"). Po kliknięciu użytkownik zostanie przekierowany na stronę portalu notyfikacyjnego i może rozpocząć wprowadzanie danych. 

Surowe kary za niedopełnienie obowiązku notyfikacji

Za niedopełnienie obowiązku notyfikacji grożą surowe kary, np. za brak spełnienia obowiązku notyfikacji nie więcej niż 9 pracowników grozi pracodawcy zagranicznemu kara grzywny w wysokości 1500 euro. Kwota ta wzrasta w przypadku większej liczby pracowników. 

Za brak dokonania notyfikacji osobie samozatrudnionej grozi kara grzywny w wysokości 750 euro. 

Z kolei w przypadku niedostarczenia przez osobę samozatrudnioną wszelkich informacji dotyczących delegowania na żądanie właściwych organów może grozić jej kara grzywny w wysokości do 3000 euro, zaś jej usługobiorcy w Holandii - kara grzywny w wysokości do 1500 euro.

Ponadto, jeżeli osoba samozatrudniona nie posiada odpowiednich dokumentów potwierdzających jej pracę w danym miejscu lub jeśli nie dostarczy tych dokumentów uprawnionej instytucji w ciągu 4 tygodni, podlega karze grzywny w wysokości do 4000 euro.  

Informacje opracowane przez Ambasadę Królestwa Niderlandów w Warszawie.